家事按分とは？計上できる経費や計算方法、確定申告での注意点を解説

適切な家事按分を行えば、より多くの経費を計上できます。按分割合を比較的自由に決められるため、税務署から指摘を受けないようにするためには、正しい知識を身に付けておくことが重要です。家事按分できる経費や計算方法、注意点について解説します。

家事按分とは

家事按分とは、事業費と生活費を合理的な基準の割合で分ける作業のことです。個人事業主が確定申告を行う際に、経費を算出する方法として用いられます。

たとえば自宅兼事務所で仕事をする場合、電気や携帯電話などは事業だけでなくプライベートでも使用するでしょう。このうちの作業時間や日数などを基準に、事業とプライペートの割合を算出して経費をハッキリとさせていきます。

つまり家事按分は「自宅で仕事を進める個人事業主が、生活費に埋もれた事業費を正しく算出する方法」と考えるとわかりやすいのではないでしょうか。

家事按分の割合は費用項目によって明確な定義はありません。客観的に見て「根拠が明確である」と判断できれば、個人事業主それぞれが基準を定められます。

家事按分が可能な経費と計算方法

家事按分は「水道光熱費」や「家賃」など、さまざまな項目に対して適用できます。費用の割合は時間や使用範囲などを基準に決定するケースが多いです。

水道・ガス代金の場合

ガス・水道にかかる費用は、時間で按分するのが一般的です。業務用とプライベート用を明確に分けることは難しいため、仕事の作業時間を基準に決めましょう。

平日の作業時間が約8時間で、土日は仕事を休みにしている場合、1週間で約40時間仕事をしていることになります。1週間は24時間×7日＝168時間であるため、按分割合は約40時間÷168時間×100＝約24％です。

毎月の水道光熱費が合計で20,000円かかっているなら、按分割合を計算しやすいように25％とすれば、2万円×25％＝5,000円を経費計上できます。

自宅で仕事をし始めて増えた分を、事業経費とすることも可能です。自宅を事務所にしたことで、水道光熱費が2万円から2万5,000円になった場合は、5,000円を経費にできます。

通信費の家事按分

自宅のインターネット回線を業務でも使用している場合は、通信費として家事按分による経費計上が可能です。一般的には水道・ガス代金と同様に使用時間から割合を求めます。

平日は業務のみ、土日はプライベートのみでネット回線を使っているなら、日数で分けることも可能です。通信費のうち5日÷7日×100＝約70％を、事業用の経費として計上できます。

スマホやタブレットなどの携帯端末を業務でも使っている場合は、利用料金が按分対象の経費になります。データ利用料の割合などで分ければ、合理的な根拠となるでしょう。

地代家賃の家事按分

賃貸物件を自宅兼事務所としているなら、家賃を家事按分し地代家賃の勘定科目で経費計上できます。地代家賃の家事按分は、床面積の割合で分けるのが一般的です。

総床面積40㎡のうち10㎡を事務所として使っている場合は、3：1の割合で地代家賃を按分できます。家賃が10万円なら、経費計上できる金額は2万5,000円です。

居住部分と作業部分を明確に区別できないケースでは、時間を基準に割合を求めるとよいでしょう。水道光熱費や通信費と同様の考え方で家事按分できます。

持ち家の場合の注意点

自宅が賃貸ではなく持ち家の場合は、建物部分の減価償却費を家事按分により経費にできます。減価償却費とは、購入価格を一定期間にわたり分割して計上する経費のことです。

固定資産税や火災保険料も家事按分で経費計上できます。マンションの場合は、管理費や共益費を経費に含めることが可能です。

住宅ローンを組んで物件を購入しているケースでは、ローンの元本部分は経費にできません。ただし、利息部分は家事按分により経費計上できます。

3LDKマンションのうち1部屋を仕事用にしている場合の家賃

先ほど「地代家賃の家事按分は、床面積の割合で分けるのが一般的」と説明した通り、仕事専用の部屋がある場合の按分率の計算は比較的容易です。

例えばお住まいの家が70㎡の3LDKのマンションで、6畳(団地間で約8.7㎡)の1部屋を仕事部屋として使用していると場合、「8.7(事業用床面積)÷70(総床面積)≒0.124」で、12.4％の按分率となります。

リビングの一角などで仕事をしている場合の家賃

リビングなど多目的なスペースで仕事をしている場合は、普段の生活スペースと仕事のためのスペースを分離させることが必要です。例えばパーテーションで区切れば床面積の割合が明確になるので、按分率を計算することができます。

しかし同居している家族が多くなればなるほど、このような工夫は難しいもの。その場合には「水道光熱費」の項目で紹介したように、仕事に使用する時間の割合から按分率を計算することも可能です。

実は家事按分には「このように分けなければいけない」という文章化や数値化された明確な基準はありません。あくまでも税務署が妥当だと判断できる「合理的な理由」があればOKということになります。

例えば1週間のうち平日の5日間、1日8時間、自宅のリビングで仕事をしている方の場合、「40時間(8時間×5日間)÷168時間(24時間×7日間)≒0.24」で按分率は24％となります。

電気料金はコンセントの数や使用時間で按分率を計算する

家賃と同じように、電気料金の按分率を計算する時にもいくつかの方法があります。デザイナーやプログラマー、映像編集といったパソコン必須の業務に就いている個人事業主の方にとって、電気料金は特に重要だと思います。

まず1つ目は自宅にあるすべてのコンセントのうち、いくつを仕事で使用しているかで、家事按分の割合を計算する方法です。

例えば全部で10個のコンセントが自宅にあり、仕事部屋の2つのコンセントを常に仕事用として使用している場合、「2個(仕事用のコンセント) ÷10個(自宅内の全コンセント)＝0.2」で20％の按分率となります。この方法は仕事部屋を持っている、業務日数や時間が安定している、といった方におすすめです。

しかし一軒家など家屋の床面積が広くなればなるほどコンセントの数は多くなりますし、特定の仕事部屋がなければその都度、使用するコンセントが変わることも考えられます。

この場合は仕事でコンセントを使用した時間に基づいて按分率を計算することが可能です。家賃の項目でご紹介したように、例えば平日の5日間、1日8時間の稼働時間の場合、「40時間(8時間×5日間)÷168時間(24時間×7日間)≒0.24」で按分率は24％となります。

車にかかる費用の家事按分

1台の自動車を仕事とプライベートで共用している場合、事業に関係する費用を経費にできます。「利用時間」「利用日数」「走行距離」のいずれかで按分するのが一般的です。

家事按分により割合を求めて計上する主な車関連費用としては、「ガソリン代」「駐車場代」「自動車保険料」「自動車税」「車検費用」「修繕費」が挙げられます。

業務中に発生した高速道路料金やコインパーキング代は、全額を経費とすることが可能です。車両本体の購入代金は、按分対象の減価償却費として扱えます。

自動車の価値を高めるための費用や、耐用年数を延ばすための費用は、経費として認められないことに注意しましょう。修繕費ではなく「資本的支出」とみなされます。

車両にかかる料金の具体例

上述の通り仕事で自家用車を使用する場合には、さまざまな費用を経費として家事按分することができますが、こちらでは、特に頻度の多いガソリン代と駐車場代の具体的な按分率の計算方法をご紹介したいと思います。

ガソリン代は走行距離と使用日数の2通りの計算方法があります。例えば1か月の走行距離が300kmで、そのうちの仕事で走った分が100kmだった場合、「100km(仕事での走行距離)÷300km(すべての走行距離)≒0.33」で33％の按分率となります。

もちろん運転日報をつけるなど「仕事で使用した分の走行距離の根拠」を明確に残しておくことが必要となるのでご注意ください。一方プライベートでは週末程度にしか車に乗らないという方も多いと思いますが、その場合には仕事で使用した日数から家事按分の割合を計算することも可能です。

平日は必ず仕事で車を使用するという方なら、「5日(仕事で使用した日数)÷7日≒0.71」で、71％の按分率となります。駐車場代に関しても、使用した日数に応じて按分率を計算するのが一般的です。

例えば1か月のうち、仕事で自家用車を5回使用した場合には、「5日(仕事で使用した日数)÷30日≒0.17」で、17％の按分率となります。

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家事按分の割合はどう決める？

個人事業主やフリーランスで仕事をしている方の確定申告には、青色申告と白色申告の2種類があります。一口に家事按分と言っても、実はこれら確定申告の方法によって経費として計上できる範囲や条件が異なります。ここからはそれぞれでの家事按分の計上基準を説明していきましょう。

白色申告での家事按分

白色申告の場合、家事按分の割合が限定的かつ、業務に関係する割合が50％を超えていなければ家事按分で経費を計上することはできません。家賃にしても電気料金にしても、仕事で少し使っているという程度では認められないということです。

ただし、業務部分とプライベート部分を「明確に区分できる」ことを条件に、経費計上が認められるケースもあります。例えば先ほどご紹介した「3LDKマンションのうち1部屋を仕事用にしている場合の家賃」のケースを見てみましょう。

按分率を基準にすると「12.4％」なので、経費計上はできないように思えます。しかし、使用している部屋を完全に「仕事用スペース」としているので、この場合は経費として計上可能ということになります。

たとえ仕事での使用割合が低くても、明確にプライベートと分けることができていれば家事按分で経費を計上することも可能ですので、ご注意ください。

青色申告での家事按分

青色申告の場合、白色申告と違い業務において必要であると判断できる合理的な理由があれば、すべての経費を家事按分で計上することができます。ひとつひとつの経費に対して、業務に関係する割合が50％を超えているかどうかを考慮する必要はありません。

青色申告は複式簿記での記帳義務など煩雑な会計処理が必要ですが、必要経費として計上できる範囲は白色申告よりも大幅に増えることになります。加えて青色申告だと節税にもなるというメリットがあります。

これは「少額減価償却資産の特例」と呼ばれる制度で、一度に30万円未満(年間300万円まで)までなら一括で経費処理できるというものです。例えばグラフィックデザイナーの方が、20万円のPCを購入したとします。白色申告の場合、10万円以上の備品は有形固定資産として減価償却しなければなりません。

つまり10万円の経費を数年に分けて計上することになります。しかし青色申告なら、購入時に一括で経費計上できます。その分だけ利益を圧縮することになり、節税効果が期待できるのです。

「説明できる割合」であるかどうかが肝心

家事按分の割合の決め方に関しては、明確なルールが定められていません。常識の範囲内であれば、自分で定めた基準に沿って、比較的自由に配分を決められます。

ただし、「どうしてその割合にしたのか」を税務調査で聞かれたときに、きちんと説明できる根拠が必要です。説明に納得してもらえなければ、経費として認められなかったり、ペナルティを科されたりする可能性もあります。

一度基準を決めたら、基本的には毎年同じ基準で家事按分することも大切です。経費処理には一貫性を持たせることが重要であり、年ごとに基準を変えると税務署から指摘を受けやすくなります。

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家事按分の法律的な仕組み

自営業の方やフリーランスの方など、個人事業主が使用する費用は「業務上必要なもの」と「プライベート」が一緒くたになり一括で支払われるケースが多くあります。

それらを区別できるようしっかりとした基準を設け、必要経費として所得から控除することを可能にしている法律的な仕組みが、家事按分です。

家事按分の法的意義

これまでにご紹介してきた家賃や光熱水費、通信費といった支出は、すべて日々の生活と密接しているものです。しかしだからと言って経費として認めないとしてしまっては、いわゆる「租税公平主義(租税負担を納税者の担税力に即して公平に配分しなければならない)」の原理原則から外れ、法律違反となってしまいます。

そのため、普段の支出の中に少しでも事業に関わる要素があるならば、合理的な基準に照らし合わせて判断した上で、経費として扱うと法律で定められているのです。

申告納税制度の問題点

日本では納税者が自ら所得を計算し、税金(所得税)を納付する「申告納税制度」が採用されています。さらには確定申告の度に税務調査が行われるわけでもありません。

そのため事業所得を少なく申告したり身勝手な判断で生活費を経費扱いにしたり、適切な按分を算出せずに経費を多く計上したりといった弊害も見受けられます。

しかし確定申告が受理されたからといって、すべての経費が認められたということにはなりません。後で税務調査が入れば、不適切な按分は必ず指摘されてしまいますので、その点はくれぐれも肝に銘じておく必要があります。

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経費の基準と経費にならない場合の具体例

家事按分で経費として計上することができる分かりやすい具体例として「水道光熱費」や「通信費」「地代家賃」などをご明してきました。

もちろんほかにも家事按分の対象となる経費はたくさんあります。こちらでは、経費として認められる基準と認められない具体例をご紹介したいと思います。

家事按分の経費対象として認められる3つの基準

家事按分で経費を計上する際、その基準として把握しておきたいポイントが3つあります。

これまでの説明で「業務に必要ではない」「業務とプライベートの区別がつかない」という支出のケースは、ある程度イメージしていただけていると思います。

しかし「業務に直接関係するかどうか」に関しては、どこまでを「直接」と判断してもらえるのか、難しいところです。

一般的には支出の対象となる業務が特定でき、その目的や効果が明確であれば、経費として認められる場合が多いので、その点を注意しながら家事按分の対象となるかどうかを見極める必要があります。

具体例①： カフェなどで打ち合わせした時の飲食代

クライアントが同行していれば、業務との直接性が明確なので交際費や会議費として問題ありませんが、1人の場合は飲み物代しか経費として計上することはできません。これは飲み物は仕事スペースを借りるための「場所代」と見なされるからです。

具体例②： 仕事用のスーツや靴などの購入費

たとえ自身では「仕事用」だと思っていても、衣服など身につけるものはすべてプライベートでも使用することができてしまいます。この場合    業務との区別が明確ではないため必要経費としては認められません。ほかにも鞄や眼鏡などが該当します。

具体例③： 出張先での宿泊費やタクシー代

宿泊費やタクシー代は基本的に経費として計上できますが、朝食付きプランのように仕事と関係のない飲食を含んだ宿泊費や、出張先ではあっても業務に関係のない移動のための交通費は、業務上で必要な支出ではないため経費としては認められません。

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家事按分を記帳する際のポイント

家事按分を行う経費の記帳方法や記帳例を紹介します。1年分まとめて行う方法と、毎月記帳する方法を覚えておきましょう。

1年分まとめて記帳が楽！

毎月発生する費用を家事按分で記帳する場合は、決算時に1年分をまとめて行うのがおすすめです。1カ月単位で家事按分する手間を省けます。

1年分の費用を期末にまとめて按分する場合、まずは毎月の費用を経費として計上しておきましょう。家賃の仕訳例は以下の通りです。

期末になったら1年分の家賃を按分します。生活用と事業用を6：4で分ける場合は、6万円×12カ月＝72万円の生活分を事業主貸にまとめて振り替えます。

毎月記帳したい場合の記帳方法

家事按分を毎月行って処理する場合は、借方に地代家賃と事業主貸を記載します。複合仕訳による家賃の仕訳例を確認しましょう。

単一仕訳による記帳では、勘定科目に諸口を用います。仕訳例は以下の通りです。

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確定申告における注意点

確定申告で家事按分をする際は、以下に挙げるポイントを意識しましょう。過剰な経費計上をしないことや、比率の妥当性を示せるデータを残しておくことが大切です。

過剰な経費計上は指摘を受ける可能性も

確定申告で経費を多く計上できれば、その分所得が低くなるため税金も安くなります。ただし、過剰に経費を計上してしまうと、税務署から指摘を受ける恐れがあります。

生活費を経費に入れたり、事業用の按分割合を不自然に多くしたりしないように注意しましょう。税務調査で不適切な処理を指摘されると、不足分の税金を追加されることにもなりかねません。

家事按分を行う際は、少しでも経費が増えるような割合を設定しがちです。その年の確定申告が受理されても、翌年以降に不適切な処理に対する指摘を受けると、過去の分もペナルティの対象になる恐れがあります。

家事按分の比率が妥当であるデータを残そう

家事按分に関して税務調査官を納得させるためには、決めた比率に妥当性を与えられるデータを残しておくことが大切です。はっきりとした根拠を示せれば、合理性を主張できます。

金額や人数が関係する家事按分については、それらを証明できる領収書などを保管しておきましょう。床面積の割合を示したいなら、建物の図面があると便利です。車関連経費の按分は、走行距離などの記録を使うと安心できます。

確定申告時の按分作業を意識し、日頃からデータを残すように心掛けておきましょう。按分割合の説明が難しい経費は、計上を諦めるのも1つの方法です。

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家事按分を活用して節税につなげよう

家事按分とは、事業分と私用分が混ざっている費用を、客観的に納得できる割合で分ける作業です。適切な按分作業を行えれば、より多くの経費を計上できます。

さまざまな費用が家事按分の対象になりますが、合理的な説明ができるように分けなければなりません。正しい知識を身に付けた上で家事按分を活用し、節税につなげましょう。